Производственные или складские запасы — это инвестированные деньги. Эти деньги являются замороженным капиталом, пока находятся в запасах. Поэтому основная задача в управлении запасами состоит в том, чтобы в идеале полностью их исключить. Однако на практике сведение запасов к нулю является идеалом и практически никогда не осуществимо, поскольку всегда существуют “колебания спроса”.

Во многих организациях производственные запасы принято использовать как критерий эффективности планирования. Однако нужно помнить, что запасы выполняют много функций в организации, и в зависимости от этих функций, производственные запасы делят на несколько видов.

Страховые запасы

BUFFER STOCK INVENTORY или страховые запасы — это запасы товарно-материальных ценностей, расчет величины которых возможен на основе статистических данных. Страховые запасы предназначены для следующих целей:

для нейтрализации “нормальных” колебаний спроса или изменения темпов продаж. В этом случае необходимо рассчитать величину страхового запаса, который необходимо поддерживать всегда. Эта величина должна обеспечить покрытие потребности в номенклатурных позициях в случае сбоев в снабжении или резкого увеличения спроса.
для нейтрализации отклонений в поставках. Для этого при планировании закладывается страховое время, что означает планирование срока исполнения заказов для данной номенклатурной позиции более раннего, чем это потребуется . Тем самым создается некоторый резерв по времени, в течение которого при нормальном ходе поставок появляются излишние запасы.

Подготовительные запасы

ANTICIPATION INVENTORY или подготовительные запасы рассчитываются на основе статистических данных и известных дат событий. К таким событиям можно отнести, например, накопление запасов для удовлетворения сезонного спроса, ожидаемого роста продаж, при плановых производственных остановках у поставщиков, при плановом ремонте и т.д.

Ограждающие запасы

HEDGE INVENTORY или ограждающие запасы, величина которых устанавливается на основе решения руководства. Создаются для следующих целей:

для преодоления последствий неконтролируемых будущих событий (например, нестабильная политическая обстановке в стране, откуда поставляются данные запасы);
для страховки от вероятного повышения цены поставщиком.

Транспортные запасы

TRANSPORTATION INVENTORY или транспортные запасы рассчитываются на основе известных данных. Транспортные запасы могут трактоваться как материалы или продукция, находящиеся в пути с одного места хранения на другое, к грузополучателю (в сети дистрибьюции или к покупателю). При расчете величины данного типа запасов необходимо принимать во внимание время, расстояние и способ перевозки.

Оборотный задел

CYCLE STOCK или оборотный задел, возникающий вследствие партионности производства и закупок. Он рассчитывается на основании имеющихся исходных данных. а его объем отражает компромисс между стоимостью хранения и стоимостью формирования нового заказа. При большой величине заказа растут издержки хранения изделий в запасах (при редких, но значительных по объему, производственных или заказах на закупку предприятие в среднем поддерживает между заказами крупные запасы, еще не израсходованные производством или сбытом). При незначительном же его объеме увеличиваются издержки, связанные с размещением (запуском) заказов на очередные партии продукции (когда размещаются частые небольшие заказы). Таким образом, следует искать оптимум по сумме издержек хранения и подготовительных затрат, минимизируя тем самым суммарные издержки. Следует отметить, что при стабильном темпе потребления величина такого рода запаса равна половине размера партии. Этот запас может применяться для экономии времени работы оборудования с ограниченным ресурсом времени: увеличение оборотного задела экономит время вследствие меньшего количества подготовительных операций, основная часть времени расходуется с пользой.

Технологический запас в незавершенном производстве

LEAD TIME INVENTORY или цикловой задел отражает запасы, находящиеся в процессе преобразования одной из одной формы в другую (из одной номенклатурной позиции в другую). То есть это начатые производством изделия, не прошедшие еще по всем необходимым операциям технологического процесса. Для таких запасов возможен расчет, так как есть сведения обо всем технологическом процессе (длительность производственного цикла, данные об открытых производственных заказах). Но следует помнить, что при длительном производственном цикле величина данного запаса может быть весьма значительна.

Системы управления запасами

Системы управления запасами номенклатурных позиций могут быть разделены на две основные категории. Классифицирующим признаком является использование того или иного механизма обновления данных об имеющихся запасах.

Системы управления запасами с периодическим обновлением данных

Системы с периодическим обновлением данных о запасе в алгоритме соей работы используют периодический подсчет фактических запасов (обычно в конце планового периода). При этом данные о движении запасов (оприходование, отпуск и др.) не фиксируются в системе. Такие системы просты в эксплуатации, не требовательны к ресурсам предприятия, необходимыми для ее поддержания. Однако здесь очевиден существенный недостаток: нельзя проследить пути движения запасов. Проще говоря, если при очередной инвентаризации появляется расхождение фактических данных с данными в системе, то отследить причину возникновения ошибки не удастся. И как следствие, нет возможности предпринять необходимые шаги для предотвращения этой ошибки в будущем.

Системы с непрерывным управлением данных

В таких системах транзакции с запасами фиксируются по мере их возникновения, регулярно формируются отчеты о запасах, периодически проводится инвентаризация. Система с непрерывным управлением данных позволяет проследить пути движения запасов и адекватно реализовать партионный контроль (то есть проследить пути движения парий номенклатурных позиций или серийных номеров изделий, а также регламентировать работу с партиями продукции, имеющими различный статус, отражающий их различное состояние). Помимо этого, данная система управления запасами позволяет динамически поддерживать механизм резервирования запасов под производственные заказы и заказы на продажу, что придает ей дополнительный плюс. Однако в такой системе необходимо фиксировать абсолютно все операции с запасами.

Операции с запасами

Запасы могут перемещаться. Они могут переходить из одной формы другую: из запасов в материалах — в запасы незавершенного производства, из запасов незавершенного производства — в запасы готовой продукции и т.д. Все изменения запасов в натуральном или стоимостном выражении осуществляются посредством определенных операций.

Первым видом операций с запасами может быть их классификация их на сопровождающие изменение запасов в натуральном или стоимостном выражении и не сопровождающие такое изменение, а только отражающие изменение их местоположение. Сюда можно отнеси все виды отпуска запасов (материалов, деталей, готовой продукции) со складов, все виды оприходования номенклатурных позиций в запасы, а также все виды корректировки их величины (в натуральном выражении посредством инвентаризации или циклического подсчета, в стоимостном выражении посредством переоценки запасов) Ко второму виду — операции внутреннего перемещения запасов, когда запасы не изменяют своих натуральных или стоимостных характеристик, а изменяют только свое местоположение.

Далее все операции первого типа (т.е. все, кроме операций внутреннего перемещения запасов) необходимо разделить на плановые и внеплановые. Различие между ними состоит в том, что для плановых операций должна быть обнаружена и обновлена некоторая информация о резервировании запасов, запланированных сроках получения запасов или о контроле качества запасов, в то время как неплановые операции только обнуляют текущий складской остаток.

Типы операций с запасами

Операции отпуска

Операция отпуска по производственному заказу означает, что под определенный производственный заказ осуществляется отпуск материалов и компонентов со склада. Для проведения этой операции необходимо наличие собственно заказа, ведомости комплектации (материальным требованием), формируемой на основании этого заказа. Могут иметь место условия, при которых ведомость комплектации при проведении этой операции не применяется (при так называемом нормативном отпуске со склада). Данная операция уменьшает общий складской остаток и складской остаток зарезервированных запасов в частности, если резервирование запасов проводилось до момента отпуска запасов со склада, например при подтверждении производственного заказа с указанием той спецификации, согласно которой изделия будут изготовлены.
Операция отпуска по заказу на продажу по механизму схожа с предыдущей. Однако, как правило, нормативное списание номенклатурных позиций заказа со склада не производится. В остальном механизм тот же, только вместо внутреннего потребителя, которому передаются запасы (производство), выступает покупатель, работа с которым строится на основании принятых от него заказов на продажу. При выполнении отгрузки по заказу на продажу производится уменьшение открытого количества по нему, вплоть до закрытия заказа.
Операция отпуска с возвратом поставщику имеет место, когда номенклатурные позиции, полученные в соответствии с заказом на закупку, не соответствуют заказу по качеству и (или) номенклатуре. В этом случае, если в договоре с поставщиком предусмотрена возможность возврата, выполняется данная операция. Причем может иметь место возврат двух типов: с последующей заменой, либо с уменьшением количества в заказе на величину возврата. Если основания для возврата продукции возникли после того, как мы закрыли данный заказ на закупку, может оказаться необходимым открыть данный заказ снова.
Операция отпуска с возвратом в производство выполняется в тех случаях, когда из производства получена ненадлежаще обработанная продукция, которая однако, допускает исправление дефекта. В этом случае создается производственный заказ на повторную обработку, для которого имеет место специально описываемый тип технологического маршрута. Вполне возможно, что до этого момента подобный маршрут в базе данный отсутствовал, тогда необходимо его сформировать.
Операция непланового отпуска, при уже налаженной работе должна отсутствовать в практике эксплуатации системы при обработке регулярных операций с запасами. Во-первых, при запуске системы (ERP) в эксплуатацию, когда корректируются данные о материальных потоках и складском остатке, когда может возникнуть необходимость в целях отладки работы системы оперативно скорректировать величину складского остатка, особенно на стадии опытной эксплуатации системы. Во-вторых, при отпуске изделий для контроля качества (если не применяется система управления контролем качества с выдачей соответствующих заказов на этот контроль) или какие-либо подразделения предприятия, не участвующие в обработке материального потока материалов и изделий (например, передача образцов продукции в конструкторские подразделения, в отдел маркетинга, сбыта и т.д.).

Операции получения

Операция получения по производственному заказу имеет место при получении из производства изделий после их изготовления. При этом производится уменьшение открытого количества по заказу, вплоть до его закрытия. Как и прочие операции получения, эта операция приводит к увеличению складского остатка как в целом, так и незарезервированного.
Операция получения по заказу на закупку производится при получении номенклатурных позиций от поставщика. При этом происходит уменьшение открытого количества по заказу, вплоть до его закрытия.
Операция получения как возврата изделий покупателям приводит к увеличению открытого количества в заказе на продажу вплоть до его повторного открытия в том случае, если он уже был закрыт при последней имевшей место отгрузке.
Операция непланового получения изделий или материалов сродни операции непланового отпуска, только при ее осуществлении происходит наращивание величины складского остатка.

Операции списания

Операции непланового списания номенклатурных позиций из запасов, связанные с браком материалов, компонентов и т.п. уменьшают величину складского остатка, однако каждая из них кроме операции списания со склада имеет и дополнительные специфические последствия. Так, операция списания из производства требует дополнительного резервирования компонентов, с тем чтобы отразить рост потребности в них из-за выявленного брака. А операция списания из производства при выполнении операций уменьшает величину запланированных поступлений изготавливаемых номенклатурных позиций.

Операции корректировки

Все операции корректировки величины запасов можно разделить на корректировку в натуральном или стоимостном выражении, а также на корректировку только стоимостном выражении, то есть переоценку запасов по определенным номенклатурным позициям.

Первый тип операций корректировки величины запасов можно разделить на три группы операций:

связанные с проведением циклического подсчета запасов (текущей инвентаризации);
связанные с проведением годовой инвентаризации;
связанные с фиксацией потерь на складе по мере их возникновения.

Второй тип операций корректировки величины запасов — переоценка запасов. Хорошим примером такой операции может быть изменение нормативной стоимости номенклатурной позиции, влекущее за собой в случае применения нормативного метода учета затрат и отражения запасов по нормативной себестоимости корректировку стоимости имеющихся запасов.

Запасы и методы контроля

Почему точность информации о запасах критична? Если данные о запасах будут неточны, предприятие может столкнуться либо с необоснованными заказами, либо с неожиданным дефицитом номенклатурных позиций. Поэтому очень важно применять различные методы контроля данных о запасах. Существует два основных метода контроля данных о запасах: полная инвентаризация и циклический подсчет.

Полная инвентаризация

Проводится по полному перечню номенклатурных позиций, как правило с приостановкой производственных и складских операций, раз в пол года или раз в год. Полная инвентаризация может требовать участия многих людей из разных отделов и служб, не всегда хорошо знакомых с предметной областью. Зачастую, отдельные позиции требуют повторного пересчета из-за больших отклонений. По окончании производится полная сверка данных и проведение в информационной системе необходимых корректирующих операций.

Проведение полной инвентаризации является законодательным требованием, поскольку она обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Основными документами, которыми руководствуются при проведении инвентаризации, являются Федеральный закон от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее — Закон N 402-ФЗ), а также Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года N 49.

Циклический подсчет

Также называется текущей инвентаризацией. Проводится выборочно, то есть по ограниченному перечню номенклатурных позиций, обычно без приостановки складских или производственных операций. Такой метод дополняет основную инвентаризацию, проводится хорошо подготовленным персоналом и позволяет выявить причины неточности данных о запасах, в то время как полная инвентаризация такой задачи не решает из-за ее нечастого проведения.

Данные методы контроля запасов следует применять в совокупности, когда периодический контроль запасов дополняется их полной проверкой. Существует несколько способов выбора запасов при циклическом методе контроля:

Случайный отбор, когда товарно-номенклатурные позиции выбираются случайным образом. Например, каждый день проверяется несколько позиций или каждый месяц проверяется уровень незавершенного производства. Недостатком данного метода выборки является то, что при достижении высокой точности данных, большая часть усилий будет затрачиваться на проверку позиций, которые и так имеют необходимую степень точности.
ABC отбор или анализ — подсчитываются с заданной периодичностью все позиции, причем периодичность зависит от класса позиции. Недостаток метода такой же, как и у предыдущего.
Управление процессом — подсчет производится для позиций, для которых наиболее вероятна неточность и которые подсчитываются легко. При этом на предмет неточности оцениваются все позиции, которые легко посчитать. Трудно посчитываемые оцениваются при наличии очевидных расхождений. Данный метод считается довольно эффективным из-за коротких сроков подсчета и быстрого нахождения большой доли расхождений.
По контрольной группе. Контрольной группой называют специальную небольшую группу номенклатурных позиций, которая подвергается частому пересчету (например, раз в 10 дней). Данные метод направлен на выявление типовых причин неточности данных о запасах.